Modelo 190: resumen anual de retenciones de IRPF

El Modelo 190 es uno de los documentos fiscales más importantes que deben presentar las empresas y autónomos que han practicado retenciones de IRPF a lo largo del año. Este formulario tiene la función de resumir e informar a la Agencia Tributaria de todas las retenciones realizadas a trabajadores, profesionales y otras rentas durante el ejercicio fiscal.

Su correcta presentación es fundamental para evitar discrepancias con Hacienda y posibles sanciones. No se trata de un modelo liquidatorio (no hay que pagar ninguna cantidad en el momento de presentarlo), pero sí tiene carácter informativo y obligatorio para todos los retenedores. A través de él, la Agencia Tributaria cruza los datos de las retenciones declaradas por las empresas con los ingresos que los trabajadores o profesionales reflejan en su declaración de la renta.

 

Qué es el Modelo 190 y para qué sirve

El Modelo 190 es la declaración resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, que deben presentar todas las personas físicas o jurídicas que hayan retenido este impuesto a lo largo del año. En otras palabras, es un resumen detallado de lo que ya se ha ido declarando trimestral o mensualmente mediante el Modelo 111.

Cada vez que una empresa paga la nómina de un trabajador o una factura de un profesional autónomo con retención, está actuando como intermediario entre el contribuyente y Hacienda. Esa empresa retiene un porcentaje del pago y lo ingresa periódicamente en nombre del trabajador o profesional. El Modelo 190 permite recopilar toda esa información al cierre del ejercicio fiscal y enviarla a la Agencia Tributaria.

El documento no solo muestra los importes totales de las retenciones practicadas, sino que también identifica de manera individual a cada persona o entidad perceptora, es decir, en el Modelo 190 se detallan los datos de todos los trabajadores, profesionales o empresarios a los que se les ha retenido IRPF, junto con sus importes anuales correspondientes.

Gracias a este modelo, Hacienda puede cruzar la información entre empresas y contribuyentes, comprobando que los datos coinciden con lo que cada uno declara en su IRPF. Por eso, es tan importante que los importes y los NIF de los perceptores se consignen correctamente.

El Modelo 190 se presenta una vez al año, generalmente durante el mes de enero, y corresponde al ejercicio fiscal anterior. Por ejemplo, en enero de 2026 se presentará el modelo correspondiente al año 2025.

La presentación se realiza exclusivamente de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, utilizando un certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve.

Quién está obligado a presentar el Modelo 190

El Modelo 190 deben presentarlo todos los autónomos y empresas que hayan practicado retenciones a lo largo del ejercicio fiscal. Esto incluye una amplia variedad de situaciones en las que se aplica retención de IRPF.

Por ejemplo, están obligados:

• Los empresarios que hayan pagado salarios a trabajadores y, por tanto, hayan retenido IRPF en sus nóminas.
• Los autónomos o sociedades que hayan recibido facturas de profesionales con retención.
• Las entidades que hayan abonado rentas de actividades agrícolas, ganaderas o forestales.
• Los que hayan satisfecho rentas derivadas de premios o determinadas ganancias patrimoniales.
• Las empresas o personas físicas que hayan pagado derechos de autor, propiedad intelectual o de imagen sujetos a retención.

En definitiva, cualquier persona o entidad que haya ingresado dinero a terceros y esté obligada a practicar retenciones debe incluir esas operaciones en el Modelo 190.

No obstante, si durante el año no se han realizado retenciones —por ejemplo, si un autónomo no tiene empleados ni trabaja con profesionales sujetos a IRPF—, no existe obligación de presentarlo.

Es importante tener en cuenta que el Modelo 190 y el Modelo 111 están directamente relacionados: el primero resume la información de los segundos. Si un contribuyente presenta los Modelos 111 cada trimestre, debe presentar el 190 al final del año para informar del total acumulado y de los perceptores concretos.

Claves para presentar correctamente el resumen anual de retenciones de IRPF

La correcta presentación del Modelo 190 es esencial para evitar discrepancias con la Agencia Tributaria y sanciones por errores u omisiones. Aunque no implique pago directo, un error en este modelo puede tener consecuencias importantes, ya que afecta tanto a la empresa como a los trabajadores o profesionales implicados.

La primera clave es asegurar la coherencia con los Modelos 111 presentados durante el año. Los importes declarados en el 190 deben coincidir exactamente con la suma de los cuatro trimestres (o doce meses, si la presentación es mensual). Si hay diferencias entre ambos modelos, Hacienda podrá detectar una incongruencia y emitir un requerimiento.

Otra clave fundamental es la identificación correcta de los perceptores. Cada trabajador o profesional debe aparecer con su nombre completo, NIF, tipo de renta percibida y cantidad total abonada y retenida durante el año. Los errores más comunes en este punto son los NIF incorrectos, los importes mal calculados o las rentas duplicadas.

El Modelo 190 también requiere clasificar correctamente las rentas mediante claves y subclaves, que indican la naturaleza de cada pago. Por ejemplo, las rentas del trabajo (nóminas) se identifican con la clave A, las de actividades profesionales con la clave G, las agrícolas o ganaderas con la clave I, y las derivadas de derechos de autor o propiedad intelectual con la clave L.

Utilizar la clave incorrecta puede provocar problemas en la validación de los datos y en la conciliación automática que realiza la Agencia Tributaria. Por eso, conviene revisar con detenimiento las instrucciones oficiales o, mejor aún, contar con el apoyo de una asesoría fiscal que domine la clasificación de rentas.

También es importante respetar los plazos de presentación. El Modelo 190 debe presentarse entre el 1 y el 31 de enero del año siguiente al ejercicio declarado. Presentarlo fuera de plazo puede suponer sanciones, aunque no haya perjuicio económico.

Otro aspecto clave es mantener una contabilidad ordenada y coherente durante todo el año. Las retenciones practicadas en nóminas o facturas deben registrarse correctamente en la contabilidad para que, llegado el momento de elaborar el Modelo 190, la información esté disponible y sea fiable.

Un error frecuente entre autónomos y pequeñas empresas es no conservar adecuadamente los certificados de retenciones emitidos a los profesionales o trabajadores. Estos certificados sirven de respaldo para la información declarada en el Modelo 190 y son necesarios para que los perceptores puedan justificar las retenciones en su declaración de la renta.

Conviene recordar que el Modelo 190 puede presentarse también para rectificar errores de modelos anteriores. Si después de presentarlo se detecta una omisión o un dato incorrecto, debe presentarse un nuevo modelo con la información corregida, marcando la opción de declaración sustitutiva o complementaria según corresponda.

Sanciones y discrepancias más comunes al presentar el Modelo 190

Las sanciones por errores en el Modelo 190 pueden ser elevadas, aunque no se trate de un modelo de pago. Hacienda considera que omitir datos o consignar información incorrecta constituye una infracción tributaria.

Si la declaración se presenta fuera de plazo sin requerimiento previo, puede imponerse un recargo del 1% más un 1% adicional por cada mes de retraso, o del 15% si han pasado más de 12 meses. En caso de requerimiento previo, la sanción puede ser de 200 euros por dato incorrecto o no declarado, con un máximo de 20.000 euros por modelo.

Las discrepancias más frecuentes se producen cuando los importes del Modelo 190 no coinciden con los del Modelo 111, o cuando los NIF de los perceptores están mal introducidos. También son habituales los errores en las claves de renta o en los importes totales anuales.

Si Hacienda detecta que una empresa ha declarado una retención que no coincide con la que figura en la declaración de la renta del trabajador o profesional, puede emitir un requerimiento a ambas partes. En estos casos, es esencial conservar todos los justificantes y certificados para acreditar que la retención se practicó correctamente.

Para evitar este tipo de problemas, la mejor recomendación es llevar un control continuo de las retenciones a lo largo del año y revisar todos los datos antes de presentar el resumen anual. La utilización de programas de contabilidad y la supervisión de una asesoría especializada son las mejores herramientas para garantizar la coherencia y evitar sanciones.

El Modelo 190 no es solo un trámite administrativo, sino una pieza clave dentro del sistema tributario español. Su correcta cumplimentación garantiza la transparencia entre empresas, autónomos y la Administración, evitando conflictos y facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.