Modelo 111 de retenciones a profesionales y trabajadores

Cuando una empresa o un autónomo contrata a empleados o trabaja con profesionales independientes, no paga la totalidad de los importes acordados, sino que debe practicar una retención sobre esas cantidades y abonarla posteriormente a la Agencia Tributaria. Es decir, actúa como intermediario entre el trabajador y Hacienda.

El Modelo 111 es el documento que sirve para declarar y pagar esas retenciones. A través de él, el pagador informa trimestralmente de las cantidades retenidas en las nóminas de sus empleados o en las facturas de sus proveedores profesionales, así como de los importes ingresados en concepto de IRPF.

Aunque a primera vista puede parecer un trámite más dentro de todas las obligaciones fiscales que existen, el Modelo 111 permite a Hacienda llevar un control del dinero que se adelanta en concepto de impuesto sobre la renta. 

Qué es el Modelo 111 y para qué sirve

El Modelo 111 es una declaración tributaria que deben presentar todas las personas físicas o jurídicas que, en el ejercicio de su actividad económica, paguen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta del IRPF.

En términos más simples, si eres una empresa o autónomo que paga salarios a trabajadores o que contrata a otros profesionales, estás obligado a retener una parte del importe correspondiente y a ingresarlo en Hacienda mediante este modelo.

Por ejemplo, cuando una empresa paga la nómina de un trabajador, le descuenta una parte en concepto de IRPF. Ese dinero no lo retiene para sí misma, sino que lo ingresa en Hacienda a nombre del empleado. Lo mismo ocurre con las facturas de profesionales autónomos que incluyen retención: el cliente que paga debe retener un porcentaje y declararlo después mediante el Modelo 111.

De esta forma, Hacienda garantiza que una parte del impuesto sobre la renta se recauda de manera anticipada, evitando que todo el pago se concentre al final del año.

El Modelo 111 incluye diferentes tipos de rentas sujetas a retención:

• Rendimientos del trabajo (nóminas de empleados).
• Rendimientos de actividades profesionales (honorarios de autónomos que facturan con retención).
• Rendimientos de actividades agrícolas, ganaderas o forestales.
• Premios y determinadas ganancias patrimoniales.
• Rentas derivadas de derechos de imagen o propiedad intelectual.

Este modelo sirve para pagar las retenciones y para informar de cuántas personas o profesionales han sido objeto de ellas y de los importes totales retenidos.

Quién está obligado a presentar el Modelo 111

El Modelo 111 debe presentarlo toda persona física (autónomo) o jurídica (empresa) que haya practicado retenciones durante el trimestre. Esto incluye tanto a quienes tengan empleados contratados como a los que trabajen habitualmente con profesionales que emiten facturas con retención.

Por ejemplo, si un autónomo contrata los servicios de un diseñador gráfico o un abogado que emite factura con un 15% o 7% de retención, ese autónomo deberá incluir dicha retención en el Modelo 111 y pagarla a Hacienda.

De igual modo, una empresa que tenga trabajadores en nómina debe declarar todas las retenciones practicadas sobre los salarios. No hacerlo constituye una infracción tributaria grave, ya que se considera que se ha cobrado un impuesto en nombre de Hacienda sin haberlo ingresado en su debido momento.

Hay un caso particular en el que algunos autónomos no están obligados a presentar este modelo: aquellos que no hayan realizado ninguna retención durante el trimestre. Si no se han pagado nóminas ni facturas con retención, no existe obligación de presentar el Modelo 111, salvo que se trate de declaraciones mensuales de grandes empresas o de entidades inscritas en determinados registros fiscales especiales.

El modelo puede presentarse de forma trimestral o mensual, según el volumen de la actividad.

• Trimestral: la mayoría de los autónomos y pymes lo presentan en los plazos habituales (del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre).
• Mensual: están obligadas las grandes empresas, las Administraciones Públicas y los contribuyentes incluidos en el sistema de devolución mensual del IVA (REDEME).

La presentación se realiza siempre de manera telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, utilizando certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve.

Cómo se calcula el importe del Modelo 111

El cálculo del importe a ingresar en el Modelo 111 depende de las retenciones practicadas durante el trimestre. Cada tipo de renta tiene su propio porcentaje de retención, que se aplica sobre la base imponible antes del IVA (en el caso de facturas) o sobre el salario bruto (en el caso de nóminas).

En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, la retención de IRPF se calcula de acuerdo con la normativa vigente y depende de múltiples factores: el salario, la situación familiar, el tipo de contrato o las circunstancias personales. Hacienda establece unas tablas de retención actualizadas cada año, que determinan el porcentaje aplicable según los ingresos y las deducciones familiares.

Por ejemplo, un trabajador con un salario anual de 25.000 euros y sin hijos puede tener una retención del 12%, mientras que otro con la misma retribución pero con dos hijos puede tener una retención inferior. El empleador está obligado a aplicar correctamente el porcentaje que le corresponda según los datos comunicados por el trabajador.

En el caso de los autónomos o profesionales independientes, la retención más común es del 15% sobre la base imponible de la factura. Sin embargo, si el profesional está comenzando su actividad y se encuentra dentro de los tres primeros años desde el alta, puede aplicar una retención reducida del 7%.

Por ejemplo, si un autónomo emite una factura de 1.000 euros más IVA al 21%, el cliente deberá retenerle 150 euros (15%) y pagarle 1.210 euros (1.000 + 210 - 150). Esos 150 euros no los recibe el profesional, sino que el cliente los declara a Hacienda en el Modelo 111 como retención practicada.

En el caso de actividades agrícolas o ganaderas, el porcentaje de retención suele ser del 2%, y para rendimientos de propiedad intelectual o derechos de imagen puede llegar al 20%.

El Modelo 111 se compone de varias casillas en las que se deben incluir los datos de cada tipo de renta: número de perceptores, importe total satisfecho y retención practicada. La suma de todas las retenciones constituye el importe a ingresar a Hacienda.

Si durante el trimestre no se han practicado retenciones, no es necesario presentar el modelo, salvo que la normativa lo exija expresamente por la naturaleza de la empresa.

Documentación y gestión de las retenciones

Además de presentar el Modelo 111 trimestral o mensual, los autónomos y empresas están obligados a emitir certificados de retenciones a cada trabajador o profesional al final del año. Estos certificados detallan el importe total de las rentas pagadas y las retenciones practicadas durante el ejercicio.

Estos documentos son esenciales para que el trabajador o profesional pueda incluir correctamente su información en la declaración anual de la renta. Asimismo, deben conservarse junto con las nóminas, facturas y justificantes durante un mínimo de cuatro años, ya que Hacienda puede requerirlos en caso de inspección.

De manera complementaria, al finalizar el año también debe presentarse el Modelo 190, que es el resumen anual del Modelo 111. Este documento recoge todos los datos declarados trimestral o mensualmente, identificando a los perceptores (trabajadores o profesionales) mediante su NIF y detallando los importes totales abonados y retenidos.

El Modelo 190 se presenta en enero, coincidiendo con el cuarto trimestre del Modelo 111. Su finalidad es garantizar que la información anual coincide con lo declarado durante el año y que todas las retenciones se han ingresado correctamente.

El cumplimiento riguroso de estas obligaciones es fundamental para evitar sanciones. No ingresar las retenciones dentro del plazo o hacerlo con errores puede acarrear recargos y multas, ya que Hacienda considera que el retenedor ha utilizado dinero público de forma indebida.

Por eso, muchas empresas y autónomos optan por confiar en una asesoría fiscal que se encarga de calcular, presentar y pagar correctamente el Modelo 111 y sus resúmenes anuales, garantizando el cumplimiento de la normativa y evitando errores costosos.

El Modelo 111, aunque pueda parecer un simple trámite, cumple una función esencial en el sistema tributario español: asegurar que las retenciones del IRPF se gestionan de manera transparente y que trabajadores y profesionales contribuyen correctamente según sus ingresos.