Modelo 145: Retenciones sobre rendimientos del trabajo

A través del Modelo 145 los empleados comunican a su empresa una serie de datos personales y familiares que permiten calcular el tipo de retención del IRPF que debe aplicarse en su nómina. Rellenar bien este modelo es esencial para evitar pagar de más o de menos a Hacienda al final del año.

 

Qué es el Modelo 145 y para qué sirve

El Modelo 145 es un formulario oficial de la Agencia Tributaria que los trabajadores entregan a su empresa o pagador para informar de su situación personal, familiar y económica. Estos datos permiten calcular el porcentaje de retención del IRPF que se aplicará en sus nóminas a lo largo del año.

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un tributo que grava los ingresos obtenidos por los contribuyentes. En el caso de los trabajadores asalariados, la empresa actúa como intermediaria o retenedora, es decir, descuenta una parte del salario y la ingresa en Hacienda en nombre del trabajador.

El porcentaje de retención depende de varios factores: el nivel de ingresos, el número de hijos, el estado civil, las personas a cargo, las minusvalías, o si el trabajador tiene más de un empleo, entre otros.

El objetivo del Modelo 145 es que la empresa disponga de toda esta información para calcular correctamente esa retención. Así, el trabajador paga el impuesto de manera proporcional a su situación real y evita ajustes grandes cuando presenta la declaración anual de la renta.

Por ejemplo, si un empleado tiene hijos o un cónyuge sin ingresos y no lo comunica a su empresa, la retención aplicada será más alta de lo que corresponde, y aunque podrá recuperar el dinero en la declaración, durante el año cobrará menos.

Por tanto, este formulario no se presenta directamente ante Hacienda, sino que se entrega al empleador, que lo custodia y aplica la información en el cálculo de las nóminas.

Quién y cuándo debe presentar el Modelo 145

El Modelo 145 debe presentarlo todo trabajador por cuenta ajena al comenzar una nueva relación laboral o cuando su situación personal o familiar cambie de manera relevante. También lo deben presentar pensionistas y beneficiarios de prestaciones si el organismo pagador (como la Seguridad Social o una mutua) lo solicita.

Los momentos más comunes en los que se presenta este modelo son:

• Al empezar en un nuevo trabajo. Es obligatorio entregar el Modelo 145 al departamento de recursos humanos o administración antes de recibir la primera nómina.
• Cuando cambian las circunstancias personales. Si el trabajador se casa, tiene un hijo, se divorcia o su cónyuge empieza a trabajar, debe comunicarlo a la empresa mediante un nuevo Modelo 145.
• Cuando finaliza una deducción o beneficio. Por ejemplo, si un hijo deja de convivir con el trabajador o deja de tener derecho a deducción, debe actualizarse la información.

No hay un plazo fijo anual, pero lo recomendable es revisar los datos cada inicio de ejercicio (enero) o cada vez que se produzca una variación importante en la situación familiar o laboral.

Si el trabajador no presenta el Modelo 145, la empresa aplicará la retención más alta posible, ya que no puede asumir riesgos fiscales. Esto implica que el empleado cobrará menos cada mes, aunque luego podría recuperar parte del dinero en su declaración anual.

Cómo se rellena el Modelo 145

El Modelo 145 puede descargarse desde la página oficial de la Agencia Tributaria o solicitarse directamente en la empresa. Consta de siete apartados principales, y rellenarlo correctamente es esencial para que las retenciones sean precisas.

1. Datos personales del trabajador

En este primer bloque se deben indicar el nombre completo, NIF, fecha de nacimiento y domicilio fiscal. También se marca si el trabajador está casado y si su cónyuge tiene rentas superiores a 1.500 euros anuales (excluidas las exentas).

Esta información determina el grupo familiar y puede reducir el porcentaje de retención si el cónyuge no trabaja o tiene ingresos bajos.

2. Hijos y otros descendientes

Aquí se declaran los hijos o descendientes menores de 25 años que conviven con el trabajador y no tienen ingresos superiores a 8.000 euros anuales. También se incluyen los hijos mayores con discapacidad, independientemente de su edad.

El número de hijos afecta directamente al cálculo del tipo de retención, ya que incrementa el mínimo familiar.

3. Ascendientes a cargo

En este apartado se indican los ascendientes (padres, abuelos, etc.) mayores de 65 años o con discapacidad que convivan con el trabajador y carezcan de rentas superiores a 8.000 euros. Su existencia también puede reducir la retención.

4. Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos

Si el trabajador paga una pensión compensatoria a su ex cónyuge o abona anualidades por alimentos a sus hijos por decisión judicial, debe indicarlo. Estos importes influyen en la base imponible y reducen el porcentaje de retención.

5. Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual

Aunque este apartado ha perdido relevancia, algunos trabajadores que adquirieron vivienda antes de 2013 pueden beneficiarse de deducciones relacionadas. Si es el caso, debe marcarse la casilla correspondiente.

6. Situación laboral o tipo de contrato

Se especifica si el contrato es indefinido o temporal, ya que en los contratos temporales o de duración inferior a un año suele aplicarse un tipo mínimo del 2%.

7. Fecha y firma

El modelo debe firmarse y fecharse, y posteriormente entregarse al empleador. Es fundamental conservar una copia firmada como justificante de entrega.

Una vez recibido, la empresa introducirá los datos en su sistema de nóminas, y a partir de ese momento aplicará la retención correspondiente al IRPF.

Cómo se calcula la retención del IRPF a partir del Modelo 145

El cálculo del porcentaje de retención del IRPF que la empresa aplica en la nómina se realiza en función de los datos del Modelo 145 y siguiendo las tablas oficiales publicadas por la Agencia Tributaria cada año.

El procedimiento tiene en cuenta tres elementos fundamentales:

1. Los ingresos anuales previstos. A mayor salario bruto, mayor será el tipo de retención.
2. La situación familiar. Si el trabajador tiene cónyuge sin ingresos, hijos o ascendientes a su cargo, la retención será menor.
3. Otras circunstancias personales. Por ejemplo, el grado de discapacidad, las pensiones compensatorias o el tipo de contrato también influyen.

De forma general, las retenciones pueden variar entre el 2% (en contratos temporales) y más del 45% en salarios muy altos.

Por ejemplo, un trabajador soltero sin hijos que gana 25.000 euros brutos anuales puede tener una retención aproximada del 15%. En cambio, si está casado y tiene dos hijos, su retención bajará al 10-12%.

Es importante destacar que el tipo de retención no es definitivo: la empresa puede modificarlo a lo largo del año si cambian las circunstancias o si se producen variaciones en el salario (como un ascenso, una paga extra o un bonus).

Efectos del Modelo 145 en la declaración de la renta

El Modelo 145 tiene un papel determinante en la declaración anual de la renta (IRPF). Las retenciones aplicadas en las nóminas a lo largo del año se consideran pagos a cuenta del impuesto, y en la declaración final se regulariza la situación.

Si durante el año se ha retenido más de lo debido, el trabajador recibirá una devolución. En cambio, si se ha retenido menos, deberá pagar la diferencia.

Por eso, rellenar correctamente el Modelo 145 evita sorpresas desagradables cuando llega el momento de hacer la declaración. Si no se comunican hijos, cónyuge sin ingresos o ascendientes a cargo, la empresa aplicará una retención más alta, y el trabajador tendrá menos salario neto mensual. Pero si se omiten ingresos relevantes o se falsean datos, la retención será insuficiente, y Hacienda reclamará la diferencia con intereses o sanciones.

También es importante actualizar el modelo cuando cambia la situación familiar. Por ejemplo, si un hijo cumple 25 años y deja de tener derecho a reducción, o si el cónyuge empieza a trabajar, es obligatorio informar al empleador. De lo contrario, la retención podría ser incorrecta y generar ajustes posteriores.

Errores comunes y recomendaciones sobre el Modelo 145

Uno de los errores más frecuentes es no presentar el Modelo 145 al iniciar un nuevo empleo, lo que provoca que la empresa aplique la retención por defecto más elevada. Otro error habitual es no actualizar el modelo cuando se produce un cambio familiar relevante, como un matrimonio, un divorcio o el nacimiento de un hijo.

También es importante no confundir este formulario con otros modelos fiscales. El Modelo 145 no se presenta ante la Agencia Tributaria, sino ante la empresa o entidad pagadora. Tampoco sirve para modificar las retenciones ya practicadas en meses anteriores; los cambios solo tienen efecto desde el momento en que se presenta.

Por último, conviene recordar que mentir en el Modelo 145 o falsear datos puede acarrear sanciones, ya que Hacienda puede contrastar la información cuando se presenta la declaración de la renta.